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背景

　　在過(guò)去很長(cháng)一段時(shí)間的檔案管理中，一般要求歸檔的電子文件要同時(shí)轉換為傳統紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時(shí)歸檔，實(shí)行雙套管理。2020 年 6 月 20 日修訂通過(guò)的《中華人民共和國檔案法》為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。2020 年11 月，國家檔案局發(fā)布了關(guān)于征求《電子檔案單套管理一般要求》（征求意見(jiàn)稿）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“要求”）的通知，確立了電子檔案單套管理的基本原則，規定了實(shí)現單套管理需要在制度建設、系統建設、資源建設與管理、安全管理等方面要達到的要求，提出了可行性的評估方式、方法。以電子形式進(jìn)行歸檔的單套管理時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。

為什么要開(kāi)展電子檔案單套管理

信息化發(fā)展的必然要求

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案日益成為信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主流方式，也成為國家、政府和企業(yè)檔案資源的重要組成部分。由于電子文件具有可復制、易篡改和依賴(lài)設備系統讀取等特性，在新的檔案法實(shí)施之前，一般要求具有永久保存價(jià)值或其它重要價(jià)值的電子文件轉換為傳統形式，實(shí)行雙套管理。檔案雙套管理是電子檔案管理初期技術(shù)不成熟、制度不完善情況下的權宜之舉，不僅降低工作效率，還增加工作成本、浪費社會(huì )資源，因而推動(dòng)電子檔案僅以電子形式進(jìn)行歸檔和管理，即單套管理已成為信息化條件下需要迫切解決的社會(huì )課題。

企業(yè)的內在需求

　　電子檔案單套管理的呼聲一直都很強烈。隨著(zhù)企業(yè)信息化的高速發(fā)展，業(yè)務(wù)系統產(chǎn)生的電子文件越來(lái)越多，企業(yè)檔案管理面臨新的問(wèn)題：在歸檔電子文件的同時(shí)，還要打印出紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，信息化已實(shí)現了前端的無(wú)紙化辦公，在歸檔環(huán)節仍需原始的紙質(zhì)歸檔管理，反而增加了工作量，這是企業(yè)對檔案單套管理的內生需求。

數字化轉型的需要

　　電子檔案單套管理發(fā)展既是機遇亦是挑戰，進(jìn)入數字化時(shí)代，電子數據的重要性越發(fā)凸顯，成為企業(yè)數字化轉型成功與否的關(guān)鍵因素。檔案作為電子數據的重要組成部分，在收集、管理和利用各環(huán)節，運用知識管理、大數據等理念和技術(shù)，對檔案數據進(jìn)行深層次加工和管理，創(chuàng )新檔案數據應用模式，有針對性地主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次、精準的檔案數據服務(wù)，成為企業(yè)數字化轉型的重要方面。

企業(yè)開(kāi)展電子檔案單套管理面臨的困難

對政策了解不夠深入

　　很多企業(yè)對新《檔案法》和《電子檔案單套管理一般要求》了解有限，不具備開(kāi)展電子檔案單套管理頂層規劃的基礎。

對電子檔案單套管理的安全存疑

　　作為一種全新的檔案保管思路，開(kāi)展電子檔案單套管理，關(guān)鍵是使電子檔案擁有和紙質(zhì)檔案同等的法律效力，并且能夠對電子檔案進(jìn)行長(cháng)久安全的保管，特別是不能被篡改，這是企業(yè)最擔心的問(wèn)題。

缺少建設經(jīng)驗

　　缺少開(kāi)展電子檔案單套管理的成熟經(jīng)驗，特別是軍工企業(yè)還沒(méi)有可借鑒的成熟案例，企業(yè)不知如何開(kāi)展。

企業(yè)如何開(kāi)展電子檔案單套管理

頂層規劃、統籌設計

　　開(kāi)展電子檔案單套管理是一項系統工程，不是規劃某個(gè)業(yè)務(wù)系統、建立某個(gè)標準就能支撐的，需要從頂層要求、領(lǐng)導決策、管理制度、標準規范、基礎設施、信息技術(shù)等多個(gè)方面共同謀劃，開(kāi)展工作。

轉變思想、創(chuàng )新思維

　　檔案的從業(yè)人員不能只停留在雙套管理的傳統思維階段，也不能簡(jiǎn)單的直接將紙質(zhì)文件去除，要從電子文件的產(chǎn)生、流轉、發(fā)布、歸檔、保管、備份和利用等各個(gè)環(huán)節進(jìn)行標準的配套和信息技術(shù)的支撐，保障電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，從利用角度要充分發(fā)揮電子數據的作用，除了滿(mǎn)足歸檔保管的需求外，應將電子檔案看作企業(yè)數據的一部分，豐富電子檔案的元數據和知識屬性，為后期進(jìn)行知識的利用、數據的分析挖掘提供支撐。

試點(diǎn)先行、逐步推進(jìn)

　　電子檔案單套管理工作，需要從多個(gè)維度構建可信電子文件管理保障體系，可先選取企業(yè)內具備條件的某類(lèi)檔案、某個(gè)業(yè)務(wù)系統開(kāi)展試點(diǎn)工作，形成經(jīng)驗，依照“先試先行、風(fēng)險控制、分步開(kāi)展、逐步完善”的原則，在實(shí)踐中不斷總結創(chuàng )新；抓住政策機遇，結合新《檔案法》的要求，因勢利導、順勢而為開(kāi)展試點(diǎn)工作，在試點(diǎn)成功經(jīng)驗的基礎上，再拓展其他檔案門(mén)類(lèi)、其他業(yè)務(wù)系統，逐步推進(jìn)電子檔案單套管理的規范化、科學(xué)化。

制度完善、技術(shù)保障

　　推行電子檔案單套管理，一方面需要遵循電子檔案的形成規律，推進(jìn)制度規范建設，研究制定電子檔案“收、管、存、用”各個(gè)環(huán)節的配套制度，包括管理制度、元數據標準、四性檢測方案、備份恢復方案等，為電子檔案單套管理提供制度保障；另一方面，要做好技術(shù)保障，因電子檔案單套管理需要進(jìn)行系統再造，實(shí)現電子檔案全程化和專(zhuān)業(yè)化管理，需采用經(jīng)第三方權威機構認證的數字簽名和電子簽章等技術(shù)，對電子檔案形成和管理的各環(huán)節進(jìn)行可信的身份確認，定期進(jìn)行四性檢測，保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長(cháng)期保存等關(guān)鍵環(huán)節可靠和可信；最為重要的是，做好電子檔案的備份工作，從多方面保障電子檔案的絕對安全性，確保電子檔案來(lái)源可信、管理可靠、長(cháng)期可用。

電子檔案單套管理實(shí)施路徑

　　參照國家檔案局下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求》（征求意見(jiàn)稿）中的測評指標，結合實(shí)際的項目建設經(jīng)驗，建議開(kāi)展電子檔案單套管理項目可參考的實(shí)施步驟如下:

組織建設

　　在企業(yè)內部，成立電子檔案單套管理試點(diǎn)小組，至少由企業(yè)的總師、副總師等職務(wù)的人員擔任組長(cháng)，檔案部門(mén)、信息化部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同配合，并且需要面向全員進(jìn)行政策宣貫，指明工作方向，齊心協(xié)力開(kāi)展工作。

試點(diǎn)選擇

　　在企業(yè)內部選擇相對具備條件的檔案門(mén)類(lèi)以及試點(diǎn)的業(yè)務(wù)系統，開(kāi)展試點(diǎn)工作，比如辦公自動(dòng)化系統。

制度、規范建設

　　完善電子檔案單套管理工作制度，針對試點(diǎn)的檔案類(lèi)型編制元數據標準、四性檢測方案、電子文件長(cháng)久保管格式標準、電子文件封裝規范、歸檔接口設計規范等。

系統建設

　　按照單套管理的要求和企業(yè)實(shí)際，明確系統功能需求，形成系統總體架構（圖1），進(jìn)行功能開(kāi)發(fā)。

圖1 系統總體架構

備份機制建設

　　做好試點(diǎn)的電子檔案本地備份、異質(zhì)備份和異地備份，異質(zhì)備份可以采用光盤(pán)備份，建立檔案系統與異質(zhì)備份設備的接口，能夠實(shí)現在線(xiàn)的備份和恢復。

　　經(jīng)驗總結

　　試點(diǎn)建設完成后對標國家檔案局下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求》（征求意見(jiàn)稿）中的指標進(jìn)行自測，總結經(jīng)驗。

企業(yè)開(kāi)展電子檔案單套管理可帶來(lái)的效益

節約企業(yè)成本

　　電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案，用數據存儲代替檔案庫房，減少企業(yè)檔案庫房建設，節省了傳統模式下紙質(zhì)檔案整理、上架等工作的人力成本，釋放更多的人力投入到檔案編研、數據的挖掘工作，開(kāi)發(fā)精準的檔案定向應用，深化檔案的利用方式，推動(dòng)檔案利用從被動(dòng)搜索到主動(dòng)推送方式轉變。

推動(dòng)企業(yè)電子文件管理模式創(chuàng )新

　　電子檔案單套管理需要從管理者至普通員工，從業(yè)務(wù)系統廠(chǎng)商到檔案系統廠(chǎng)商，應用新的管理模式，規劃和制定電子檔案單套管理的制度、方法，提升支撐電子檔案單套管理的技術(shù)能力，將電子文件的全生命周期管理納入企業(yè)的管理體系，全面推動(dòng)企業(yè)電子文件管理模式創(chuàng )新。

促進(jìn)檔案從業(yè)者的能力提升

　　電子檔案的單套管理對檔案從業(yè)者提出了更高的要求，從業(yè)者不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識，更要具備信息化、數據管理的相關(guān)知識。

助力企業(yè)數據應用

　　隨著(zhù)企業(yè)數字化發(fā)展的進(jìn)程，建設數據中心成為必然趨勢，企業(yè)需要將現存的大量數據進(jìn)行清洗、整理并開(kāi)展知識應用、大數據分析，電子檔案最可信、極具價(jià)值的重要數據必將是企業(yè)未來(lái)建設數據中心的重要數據來(lái)源。

　　檔案的單套管理將成為各單位檔案部門(mén)未來(lái)業(yè)務(wù)管理的主要模式。金航數碼遵循并深入研究新《檔案法》和《電子檔案單套管理一般要求》等法律法規、標準和要求，將檔案業(yè)務(wù)與工業(yè)知識、工業(yè)過(guò)程緊密結合，率先實(shí)踐并形成適應新形勢、新需求的數字檔案館一站式解決方案，開(kāi)發(fā)完成金航蘭臺檔案管理系統V8.0，已經(jīng)廣泛應用于航空工業(yè)、兵器工業(yè)、中國航發(fā)、電子信息產(chǎn)業(yè)集團、中國工程物理研究院、三峽集團、中海油等集團總部和下屬單位。系統基于純B/S架構，支持云部署，滿(mǎn)足國產(chǎn)化環(huán)境的部署要求，提供強大的流程引擎和靈活的配置功能，為企業(yè)構建電子檔案單套管理制度標準規范體系，實(shí)現各類(lèi)業(yè)務(wù)系統原生電子文件的在線(xiàn)歸檔和電子檔案管理，并通過(guò)與權威數字證書(shū)、電子簽章產(chǎn)品的集成，實(shí)現電子文件的四性檢測，確保電子檔案的憑證作用，滿(mǎn)足電子檔案單套制管理要求。