背景
在過(guò)去很長(cháng)一段時(shí)間的檔案管理中,一般要求歸檔的電子文件要同時(shí)轉換為傳統紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時(shí)歸檔,實(shí)行雙套管理。2020 年 6 月 20 日修訂通過(guò)的《中華人民共和國檔案法》為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。2020 年11 月,國家檔案局發(fā)布了關(guān)于征求《電子檔案單套管理一般要求》(征求意見(jiàn)稿)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“要求”)的通知,確立了電子檔案單套管理的基本原則,規定了實(shí)現單套管理需要在制度建設、系統建設、資源建設與管理、安全管理等方面要達到的要求,提出了可行性的評估方式、方法。以電子形式進(jìn)行歸檔的單套管理時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。
為什么要開(kāi)展電子檔案單套管理
信息化發(fā)展的必然要求
隨著(zhù)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子檔案日益成為信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主流方式,也成為國家、政府和企業(yè)檔案資源的重要組成部分。由于電子文件具有可復制、易篡改和依賴(lài)設備系統讀取等特性,在新的檔案法實(shí)施之前,一般要求具有永久保存價(jià)值或其它重要價(jià)值的電子文件轉換為傳統形式,實(shí)行雙套管理。檔案雙套管理是電子檔案管理初期技術(shù)不成熟、制度不完善情況下的權宜之舉,不僅降低工作效率,還增加工作成本、浪費社會(huì )資源,因而推動(dòng)電子檔案僅以電子形式進(jìn)行歸檔和管理,即單套管理已成為信息化條件下需要迫切解決的社會(huì )課題。
企業(yè)的內在需求
電子檔案單套管理的呼聲一直都很強烈。隨著(zhù)企業(yè)信息化的高速發(fā)展,業(yè)務(wù)系統產(chǎn)生的電子文件越來(lái)越多,企業(yè)檔案管理面臨新的問(wèn)題:在歸檔電子文件的同時(shí),還要打印出紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔,信息化已實(shí)現了前端的無(wú)紙化辦公,在歸檔環(huán)節仍需原始的紙質(zhì)歸檔管理,反而增加了工作量,這是企業(yè)對檔案單套管理的內生需求。
數字化轉型的需要
電子檔案單套管理發(fā)展既是機遇亦是挑戰,進(jìn)入數字化時(shí)代,電子數據的重要性越發(fā)凸顯,成為企業(yè)數字化轉型成功與否的關(guān)鍵因素。檔案作為電子數據的重要組成部分,在收集、管理和利用各環(huán)節,運用知識管理、大數據等理念和技術(shù),對檔案數據進(jìn)行深層次加工和管理,創(chuàng )新檔案數據應用模式,有針對性地主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次、精準的檔案數據服務(wù),成為企業(yè)數字化轉型的重要方面。
企業(yè)開(kāi)展電子檔案單套管理面臨的困難
對政策了解不夠深入
很多企業(yè)對新《檔案法》和《電子檔案單套管理一般要求》了解有限,不具備開(kāi)展電子檔案單套管理頂層規劃的基礎。
對電子檔案單套管理的安全存疑
作為一種全新的檔案保管思路,開(kāi)展電子檔案單套管理,關(guān)鍵是使電子檔案擁有和紙質(zhì)檔案同等的法律效力,并且能夠對電子檔案進(jìn)行長(cháng)久安全的保管,特別是不能被篡改,這是企業(yè)最擔心的問(wèn)題。
缺少建設經(jīng)驗
缺少開(kāi)展電子檔案單套管理的成熟經(jīng)驗,特別是軍工企業(yè)還沒(méi)有可借鑒的成熟案例,企業(yè)不知如何開(kāi)展。
企業(yè)如何開(kāi)展電子檔案單套管理
頂層規劃、統籌設計
開(kāi)展電子檔案單套管理是一項系統工程,不是規劃某個(gè)業(yè)務(wù)系統、建立某個(gè)標準就能支撐的,需要從頂層要求、領(lǐng)導決策、管理制度、標準規范、基礎設施、信息技術(shù)等多個(gè)方面共同謀劃,開(kāi)展工作。
轉變思想、創(chuàng )新思維
檔案的從業(yè)人員不能只停留在雙套管理的傳統思維階段,也不能簡(jiǎn)單的直接將紙質(zhì)文件去除,要從電子文件的產(chǎn)生、流轉、發(fā)布、歸檔、保管、備份和利用等各個(gè)環(huán)節進(jìn)行標準的配套和信息技術(shù)的支撐,保障電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,從利用角度要充分發(fā)揮電子數據的作用,除了滿(mǎn)足歸檔保管的需求外,應將電子檔案看作企業(yè)數據的一部分,豐富電子檔案的元數據和知識屬性,為后期進(jìn)行知識的利用、數據的分析挖掘提供支撐。
試點(diǎn)先行、逐步推進(jìn)
電子檔案單套管理工作,需要從多個(gè)維度構建可信電子文件管理保障體系,可先選取企業(yè)內具備條件的某類(lèi)檔案、某個(gè)業(yè)務(wù)系統開(kāi)展試點(diǎn)工作,形成經(jīng)驗,依照“先試先行、風(fēng)險控制、分步開(kāi)展、逐步完善”的原則,在實(shí)踐中不斷總結創(chuàng )新;抓住政策機遇,結合新《檔案法》的要求,因勢利導、順勢而為開(kāi)展試點(diǎn)工作,在試點(diǎn)成功經(jīng)驗的基礎上,再拓展其他檔案門(mén)類(lèi)、其他業(yè)務(wù)系統,逐步推進(jìn)電子檔案單套管理的規范化、科學(xué)化。
制度完善、技術(shù)保障
推行電子檔案單套管理,一方面需要遵循電子檔案的形成規律,推進(jìn)制度規范建設,研究制定電子檔案“收、管、存、用”各個(gè)環(huán)節的配套制度,包括管理制度、元數據標準、四性檢測方案、備份恢復方案等,為電子檔案單套管理提供制度保障;另一方面,要做好技術(shù)保障,因電子檔案單套管理需要進(jìn)行系統再造,實(shí)現電子檔案全程化和專(zhuān)業(yè)化管理,需采用經(jīng)第三方權威機構認證的數字簽名和電子簽章等技術(shù),對電子檔案形成和管理的各環(huán)節進(jìn)行可信的身份確認,定期進(jìn)行四性檢測,保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長(cháng)期保存等關(guān)鍵環(huán)節可靠和可信;最為重要的是,做好電子檔案的備份工作,從多方面保障電子檔案的絕對安全性,確保電子檔案來(lái)源可信、管理可靠、長(cháng)期可用。
電子檔案單套管理實(shí)施路徑
參照國家檔案局下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求》(征求意見(jiàn)稿)中的測評指標,結合實(shí)際的項目建設經(jīng)驗,建議開(kāi)展電子檔案單套管理項目可參考的實(shí)施步驟如下:
組織建設
在企業(yè)內部,成立電子檔案單套管理試點(diǎn)小組,至少由企業(yè)的總師、副總師等職務(wù)的人員擔任組長(cháng),檔案部門(mén)、信息化部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同配合,并且需要面向全員進(jìn)行政策宣貫,指明工作方向,齊心協(xié)力開(kāi)展工作。
試點(diǎn)選擇
在企業(yè)內部選擇相對具備條件的檔案門(mén)類(lèi)以及試點(diǎn)的業(yè)務(wù)系統,開(kāi)展試點(diǎn)工作,比如辦公自動(dòng)化系統。
制度、規范建設
完善電子檔案單套管理工作制度,針對試點(diǎn)的檔案類(lèi)型編制元數據標準、四性檢測方案、電子文件長(cháng)久保管格式標準、電子文件封裝規范、歸檔接口設計規范等。
系統建設
按照單套管理的要求和企業(yè)實(shí)際,明確系統功能需求,形成系統總體架構(圖1),進(jìn)行功能開(kāi)發(fā)。
圖1 系統總體架構
備份機制建設
做好試點(diǎn)的電子檔案本地備份、異質(zhì)備份和異地備份,異質(zhì)備份可以采用光盤(pán)備份,建立檔案系統與異質(zhì)備份設備的接口,能夠實(shí)現在線(xiàn)的備份和恢復。
經(jīng)驗總結
試點(diǎn)建設完成后對標國家檔案局下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求》(征求意見(jiàn)稿)中的指標進(jìn)行自測,總結經(jīng)驗。
企業(yè)開(kāi)展電子檔案單套管理可帶來(lái)的效益
節約企業(yè)成本
電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案,用數據存儲代替檔案庫房,減少企業(yè)檔案庫房建設,節省了傳統模式下紙質(zhì)檔案整理、上架等工作的人力成本,釋放更多的人力投入到檔案編研、數據的挖掘工作,開(kāi)發(fā)精準的檔案定向應用,深化檔案的利用方式,推動(dòng)檔案利用從被動(dòng)搜索到主動(dòng)推送方式轉變。
推動(dòng)企業(yè)電子文件管理模式創(chuàng )新
電子檔案單套管理需要從管理者至普通員工,從業(yè)務(wù)系統廠(chǎng)商到檔案系統廠(chǎng)商,應用新的管理模式,規劃和制定電子檔案單套管理的制度、方法,提升支撐電子檔案單套管理的技術(shù)能力,將電子文件的全生命周期管理納入企業(yè)的管理體系,全面推動(dòng)企業(yè)電子文件管理模式創(chuàng )新。
促進(jìn)檔案從業(yè)者的能力提升
電子檔案的單套管理對檔案從業(yè)者提出了更高的要求,從業(yè)者不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識,更要具備信息化、數據管理的相關(guān)知識。
助力企業(yè)數據應用
隨著(zhù)企業(yè)數字化發(fā)展的進(jìn)程,建設數據中心成為必然趨勢,企業(yè)需要將現存的大量數據進(jìn)行清洗、整理并開(kāi)展知識應用、大數據分析,電子檔案最可信、極具價(jià)值的重要數據必將是企業(yè)未來(lái)建設數據中心的重要數據來(lái)源。
檔案的單套管理將成為各單位檔案部門(mén)未來(lái)業(yè)務(wù)管理的主要模式。金航數碼遵循并深入研究新《檔案法》和《電子檔案單套管理一般要求》等法律法規、標準和要求,將檔案業(yè)務(wù)與工業(yè)知識、工業(yè)過(guò)程緊密結合,率先實(shí)踐并形成適應新形勢、新需求的數字檔案館一站式解決方案,開(kāi)發(fā)完成金航蘭臺檔案管理系統V8.0,已經(jīng)廣泛應用于航空工業(yè)、兵器工業(yè)、中國航發(fā)、電子信息產(chǎn)業(yè)集團、中國工程物理研究院、三峽集團、中海油等集團總部和下屬單位。系統基于純B/S架構,支持云部署,滿(mǎn)足國產(chǎn)化環(huán)境的部署要求,提供強大的流程引擎和靈活的配置功能,為企業(yè)構建電子檔案單套管理制度標準規范體系,實(shí)現各類(lèi)業(yè)務(wù)系統原生電子文件的在線(xiàn)歸檔和電子檔案管理,并通過(guò)與權威數字證書(shū)、電子簽章產(chǎn)品的集成,實(shí)現電子文件的四性檢測,確保電子檔案的憑證作用,滿(mǎn)足電子檔案單套制管理要求。